Les actions d'optimisation sont structurées autour d'une organisation de type gestion de projet. Les délais et les rôles de chacun des acteurs sont définis.

Toutes les activités sont pilotées par une recherche continuelle des meilleurs compromis, entre la durée de l'action et sa performance. Des bilans intermédiaires sont planifiés aux phases clés. Pour assurer le succès de l'action, il est nécessaire de mettre en oeuvre:

• Des réunions de pilotage de l'ensemble des actions
• Un suivi de la réalisation des objectifs globaux
• Des réunions de pilotage au niveau des processus
• Un reporting avec un suivi des objectifs des processus
• Une communication de l'avancement à tout le personnel
• Une correction rapide des dérives éventuelles
• Un bilan et une mesure des gains obtenus en fin d'action